【AI技術導入ガイド】その書類作成、AIが代行します！総務部門の働き方を変える生成AI活用術

総務部門の皆様は、日々の業務で「この契約書のチェックにまた半日かかった」「法改正に合わせて全規程を見直すのに何週間もかかる」「同じような申請書類の説明を何度も求められる」といった課題を感じていませんか？

多くの企業で、総務部門は従来の事務処理中心の業務から、戦略的な経営支援や働き方改革の推進役として期待されています。しかし、人手不足や業務の複雑化により、重要な戦略業務に集中したくても、日常の文書作成業務に追われているのが現実です。

そんな課題を解決する切り札として注目されているのが生成 AI です。契約書作成、社内規程の更新、各種申請書類の準備など、総務部門の文書作成業務において、生成 AI は人間の指示に基づき、質の高い文書作成を支援します。

本記事では、総務部門における生成 AI の具体的な活用方法から導入時のポイントまで、実践的な情報をお届けします。

生成 AI とは

生成 AI の定義

生成 AI とは、テキスト、画像、音声、プログラムコードといった、全く新しいオリジナルのコンテンツをゼロから創り出すことができる AI のことです。

従来の総務業務では、契約書のひな型作成や社内規程の更新、各種申請書の作成など、多くの文書作成業務を人手に依存していました。生成 AI の活用により、これらの専門知識を要する文書作成、複雑な規程・手続きの説明資料作成、標準的な社内通知文書の生成など、総務部門の核となる文書業務を効率化し、品質向上と業務負荷軽減を同時に実現できます。

総務部門で生成 AI が必要とされる背景

総務部門を取り巻く環境は大きく変化しています。働き方改革の推進、多様化する就業形態への対応、コンプライアンス強化など、総務部門が対応すべき業務範囲は拡大し続けている一方で、人材確保は困難な状況が続いています。

特に、法改正への対応や新しい働き方制度の導入時には、短期間で大量の文書作成・更新作業が発生し、担当者の業務負荷が急激に増加します。また、ベテラン社員の退職により、これまで培われてきた文書作成のノウハウや判断基準が属人化し、組織として継承が困難になるケースも増えています。

生成 AI は、このような総務部門特有の課題に対し、高品質な文書作成の自動化とナレッジの体系化・標準化を実現することで、限られた人材でも戦略的業務に集中できる環境を提供します。これにより、総務部門が単なる事務処理部門から、経営を支える戦略部門へと進化することが可能になります。

生成 AI との違い

生成 AI と従来のシステムとの最も大きな違いは、その役割にあります。

このように、従来のシステムが特定の処理に特化しているのに対し、生成 AI は総務担当者の知的作業をサポートし、創造性を拡張するパートナーとしての役割を担います。

総務部門における生成 AI の活用事例3選

生成 AI は、総務部門が担う煩雑な文書作成業務を強力に支援するツールです。ここでは、ユーザーからの具体的な指示に基づき、AI がどのように業務を効率化できるか、3つの代表的な活用事例をご紹介します。重要なのは、AI が自律的に動くのではなく、あくまで「人間のアシスタント」として機能する点です。

事例1：契約管理業務におけるドラフト作成支援

総務部門が日々扱う契約書作成業務において、生成 AI は有効なアシスタントとなります。例えば、ユーザーがベースとなる契約書のひな型や、含めるべき必須条項、取引条件などをインプットし、「この条件で業務委託契約書を作成して」と指示することで、AI はその内容に基づいた契約書のドラフト（たたき台）を数分で作成します。

これにより、担当者はゼロから文書を書き起こす必要がなくなり、AI が生成したドラフトを基に、より重要な法的論点の整理や条件交渉の準備に集中できます。AI は過去の社内契約書を自律的に参照するわけではないため、機密情報を守りつつ、文書作成の初動を大幅に加速させることが可能です。

事例2：社内規程の改訂案作成サポート

法改正や社内制度の変更に伴う規程の更新作業は、総務部門にとって負荷の高い業務です。生成 AI を活用すれば、このプロセスを効率化できます。担当者が、参照すべき法改正の条文や新しい制度の概要、そして既存の社内規程をインプットし、「この変更点を反映した就業規則の改訂案を作成して」と指示します。

すると AI は、与えられた情報のみを基に、変更点を反映した規程の改訂案を提示します。AI は法解釈を自動で行うわけではなく、あくまでインプットされたテキスト間の関連性を整理し、文書として再構成する役割を担います。これにより、担当者は複雑な条文の比較や整理作業から解放され、改訂内容の妥当性チェックという本質的な業務に専念できます。

事例3：人事労務に関する説明文案の作成

従業員から頻繁に寄せられる人事・労務関連の問い合わせ対応も、生成 AI の活用で効率化できます。例えば、育児休業制度について問い合わせがあった場合、担当者は社内で定められた最新の制度概要や手続きの流れをまとめたテキストを AI にインプットします。

その上で、「この情報を基に、従業員向けの分かりやすい説明文を作成して」と指示すれば、専門用語を減らした平易な文章案が生成されます。AI は社内の最新情報を自動で取得するわけではないため、担当者が正しい情報を提供することが前提となりますが、これにより、個別最適化された回答文を迅速に作成でき、従業員の満足度向上と担当者の工数削減を両立できます。

総務部門で生成 AI を導入するメリット

メリット1：文書作成業務の圧倒的な効率化と品質向上

総務部門の業務の大部分を占める文書作成業務において、生成 AI は単なる作業時間の短縮を超えた価値を提供します。契約書のひな型作成、社内規程の更新、各種申請書類の準備など、これまで数時間から数日を要していた作業を、数分から数十分で完了できるようになります。

さらに重要なのは、作成される文書の品質が安定することです。担当者の経験やスキルに依存せず、過去の最良事例や基本的な法的要件を参考にした高品質な文書のたたき台を一貫して作成できるため、組織全体の文書作成効率の向上が実現します。人間による最終確認と専門的なチェックを前提として、後工程での大幅な修正作業を削減でき、総務部門全体の生産性向上に寄与します。

メリット2：属人化解消と組織ナレッジの体系化

長年総務業務を担当してきたベテラン社員の頭の中にある暗黙知を、生成 AI が参照できる形式で体系化することが可能です。「この種類の契約書では、必ずこの条項を確認する」「法改正時は、これらの関連規程も同時に見直す」といった実務ノウハウを AI システムに組み込むことで、経験の浅い担当者でも高品質な業務を遂行できるようになります。

また、過去の対応事例や判断基準がシステム内に蓄積されることで、同様の案件が発生した際の対応方針を瞬時に確認でき、一貫性のある業務処理が可能になります。これにより、担当者の異動や退職による業務継承リスクを大幅に軽減し、組織としての業務品質を長期的に維持できるようになります。

メリット3：戦略的業務への人材シフトと経営貢献の拡大

生成 AI による文書作成業務の効率化により、総務担当者は定型業務から解放され、より付加価値の高い戦略的業務に注力できるようになります。働き方改革の企画・推進、コンプライアンス体制の強化、新制度の導入検討など、経営課題に直結する業務により多くの時間を投入できるようになるのです。

また、AI の支援で迅速に作成された多様な資料を活用し、人間が分析することで、これまで見えなかった業務改善の機会や潜在的なリスクを発見できる可能性があります。例えば、様々なパターンの契約書ドラフトを比較検討し、コスト削減のヒントを得たり、複数の規程改訂案から最適なものを議論したりと、データに基づいた意思決定を人間が主体となって行うことができます。これにより、総務部門が単なるサポート部門から、経営戦略の立案・実行を支える中核部門へと進化することができます。

総務部門での生成 AI 導入時の注意点・ポイント

注意点1：法的正確性の確保と最終確認プロセスの徹底

総務部門が扱う文書の多くは、法的な拘束力を持つものや、従業員の権利義務に関わる重要な内容を含んでいます。生成 AI は高度な文書作成能力を持つ一方で、最新の法改正情報への対応や、企業固有の事情を完全に理解した判断はできません。特に、契約書条項の解釈や労働法の適用については、微細な表現の違いが大きな影響を与える可能性があります。

そのため、生成 AI が作成した文書については、必ず法務担当者や専門家による最終確認を行う体制を構築することが重要です。 AI の出力を「完成品」ではなく「高品質な下書き」として位置づけ、人間による専門的なチェックを経て初めて正式な文書として扱うプロセスを確立しましょう。

注意点2：機密情報の取り扱いとセキュリティ対策の強化

総務部門が扱う情報には、従業員の個人情報、機密性の高い契約内容、未発表の制度変更情報など、企業にとって重要な機密情報が多数含まれています。生成 AI を活用する際は、これらの情報がどのように処理・保存されるかを十分に理解し、適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。

クラウド型の生成 AI サービスを利用する場合は、データの暗号化、アクセス制御、ログ管理などの技術的対策に加え、サービス提供者との間で明確なデータ取り扱い契約を締結することが不可欠です。また、社内での利用ルールを明確化し、どのような情報を AI に入力してよいか、どのような出力を外部に提供してよいかなど、具体的なガイドラインを策定し、従業員への周知徹底を図ることが重要です。

注意点3：段階的導入による現場への影響最小化

総務部門の業務は、企業活動の根幹を支える重要な機能であり、システム導入の失敗は会社全体の業務に深刻な影響を与える可能性があります。生成 AI の導入に際しては、いきなり全業務を対象とするのではなく、影響範囲を限定した段階的なアプローチを取ることが重要です。

まずは、社内向けの資料作成や定型的な通知文書の作成など、リスクが相対的に低い業務から導入を開始し、システムの安定性や出力品質を十分に検証しましょう。その後、段階的に適用範囲を拡大し、最終的に契約書作成や重要な規程更新などの高リスク業務に適用するという段階的アプローチにより、導入リスクを最小限に抑えながら確実な効果を実現できます。

総務部門で生成 AI を導入するまでのステップ

総務部門における生成 AI の導入を成功させるためには、部門特有の業務特性を理解した上で、段階的かつ計画的に進めることが重要です。ここでは、実際の導入プロセスを3つのステップに分けてご紹介します。

ステップ1：現状分析と要件定義

目的:
総務部門の業務プロセスを詳細に分析し、生成 AI で解決すべき課題を特定した上で、最適なソリューションの要件を定義する

実施内容例:

• 総務業務の全体像把握と業務フローの可視化（契約管理、規程管理、人事サポート業務等）
• 文書作成業務の工数分析と属人化している業務の特定
• 法的要件や機密性レベルに応じた業務分類と優先度付け

完了条件例:

• 総務部門の全業務が体系的に整理され、 AI 化すべき業務が明確になっている
• 機密情報の取り扱いルールとセキュリティ要件が詳細に定義されている
• 総務部門からの導入合意と、関連部門（法務、人事等）との連携体制が構築されている

ステップ2：概念実証（ PoC ）

目的:
特定の総務業務において生成 AI の有効性を実証し、本格導入に向けた課題と改善点を明確化する

実施内容例:

• リスクの低い社内向け資料作成業務での実証実験実施
• 生成 AI による文書作成品質と作業時間短縮効果の測定
• セキュリティ対策の有効性確認と運用ルールの実地検証

完了条件例:

• 対象業務において目標とする品質・効率改善が達成されている
• 総務担当者が実際にシステムを操作し、業務への適用可能性を確認できている
• 法務・コンプライアンス観点からの安全性が確認され、本格導入の承認が得られている

ステップ3：本番システム開発と段階的導入

目的:
PoC の結果を踏まえ、総務部門の本格運用に耐えうる生成 AI システムを構築し、業務への段階的な組み込みを実現する

実施内容例:

• 総務業務の特性に最適化されたカスタムシステムの設計・開発
• 既存の総務システム（契約管理システム、人事システム等）との連携機能構築
• 低リスク業務から高リスク業務へと段階的に適用範囲を拡大

完了条件例:

• 本格運用システムが安定稼働し、業務品質向上と効率化が数値で確認されている
• 総務担当者のスキルレベルに関わらず一定品質の成果物が作成できる体制が確立されている
• 継続的な改善とアップデートを行う運用・保守体制が整備されている

まとめ

生成 AI は、総務部門の業務を根本的に変革する可能性を持った技術です。契約書作成、社内規程の更新、各種申請書類の準備など、従来人手に依存していた文書作成業務を大幅に効率化し、同時に品質の向上と標準化を実現できます。

特に、ベテラン社員が持つ文書作成のノウハウを、AIへの指示（プロンプト）という形で形式知化し、組織全体で共有できる点は、多くの企業が抱える属人化課題の解決策として大きな価値があります。また、定型業務の自動化により、総務担当者がより戦略的で付加価値の高い業務に集中できるようになることは、総務部門の組織的地位向上にもつながります。

ただし、法的正確性の確保、機密情報の適切な取り扱い、段階的な導入プロセスの設計など、総務業務特有の注意点も存在します。これらの課題を適切に管理しながら、部門の特性に合わせてカスタマイズされたソリューションを導入することが、成功の鍵となります。

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